Törzskönyvi nyilvántartásból Univába

A Törzskönyvi nyilvántartás MNL kívánalmai szerint formázott excel fájljából nagyon egyszerű a fondjegyzék táblázat “kötelező” részét előállítani.

Vegyük ezt a példának szánt Törzskönyvi nyilvántartást.
A fondjegyzék táblázatban nekem csak a nyilvántartás első oszlopai kellenek, ezért egyszerűen kijelölök mindent a 8. sor első oszlopától kezdve a listánk végéig és a H oszlopig:

Ezt beillesztem a Fondjegyzékünk A7 cellájától kezdve:

Most már csak annyi dolgom van, hogy a jelzeteket kijavítsam:

I => I
I.101 => 101
I.101.a => a
I.101.b => b
I.101.c => c
I.101.d => d
I.101.e => e
I.102 => 102
I.102.a => a
I.102.b => b
I.102.c => c

Ezzel a dolog “kötelező” részét teljesítettem is. Megelégedhetek ennyivel, a fondjegyzékem iratleírásai állag szintig így fel fognak kerülni az Univára. De mondjuk a legfelső szint leírását szeretném még kicsit részletesebbé tenni.

Tehát fel szeretném vinni az először is iratképző intézményt az I. fondcsoporthoz (az alsóbb szintek ezt örökölni fogják), ezért a 7. sorba, az Iratképző oszlopba beírom, hogy Magyar királyi Erzsébet Tudományegyetem, a következőbe pedig hogy corp.
Ha már ezt beírtam, akkor a történethez is írok valamit, hogy teljesebb legyen. A következő Szervtörténet/életrajz oszlopba ezért beírom mondjuk, hogy “Pozsonyban alakult az egyetem, részlegesen meg is kezdte működését, amikor az első világháború után a békeszerződések értelmében költöznie kellett. 1923-ig ideiglenesen Budapesten működött, majd Pécsre költözött.”
A teljes szöveg valószínűleg nem fog látszani a cellában, de ez nem számít, lényeg, hogy benne van.

A megőrzés teljes történetét tegyük fel nem ismerem, ezért egyelőre a következőbe nem írok semmit.

Azt viszont szeretném jelezni, hogy közvetlenül kiktől vettük át az anyagot, ezért a Levéltárba kerülés oszlopba beírom, hogy Baranya Megyei Levéltár, PTE ÁJK, PTE KK.

A Tárgy/tartalom mezőbe túl sok további mondanivalóm nincs, mert a fondcsoport címe végül is ebben az esetben mindent elmond, de a teljesség kedvéért beírom, hogy Magyar Királyi Erzsébet Tudományegyetem iratai (1890-) 1923-1950 (-1971).

Következik az Elrendezés oszlop, ezért megfogalmazom ide, hogyan szerveződik az iratanyag: Az anyag az egyetemi szervezeti egységek szerint tagolódik fondokra. A klinikák fondjában pedig klinikák szerint állagokra.

Segédletek oszlopba pedig elég lesz annyi, hogy Kapcsolódó raktári jegyzékek.

Nem tudok olyan kapcsolódó iratleírásról, amit a hierarchia ne mondana el úgyis, ezért az utolsó oszlopot üresen hagyom.

A többi iratleíráshoz nem akarok extra információkat fűzni – az előbb rögzítettek jó része az alsóbb szintekre is vonatkozik, és megelégszem ennyi részlettel.

Ezzel készen is vagyok.

A kitöltött minta fájlt ITT lehet letölteni és megnézni