Beszámoló a Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség 2009. szeptember 16-18. között Keszthelyen tartott vándorgyűléséről

A rendezvény célja: az egyetemi levéltárak aktuális főbb kérdéseinek megbeszélése, tágabb szakmai közönség előtt való megismertetése, a levéltáros egyesületek kooperációjának megerősítése. Így kaptak meghívást a szakmai főhatóság (OKM Levéltári Osztálya), a szakfelügyelet, a társegyesületek (MLE, ÖLT, MELTE, FLE), valamint a MOL, a BFL és a környező megyei levéltárak képviselői. A találkozó formája a korábban már bevált, és a társegyesületeknél is általános vándorgyűlés maradt, mely az idén azért költözött Keszthelyre, hogy ezzel is elismerje az ott folyó szakmai munkát, és a fenntartó Pannon Egyetem Georgikon Kara által tett erőfeszítéseket, melyeket folyamatosan tesz levéltára fejlesztéséért .

Helyszín: Pannon Egyetem Georgikon Kar tanácsterme.

Résztvevők száma: 39 fő, ebből vendég 14 fő.

A külföldi vendégek (Pozsonyi Komensky Egyetem Levéltára, Vajdasági Levéltárosok Egyesülete) és a távolról indulók (Debrecen, Pécs), valamint a fogadásukra érkező elnök és titkár már 15-én este Keszthelyre érkeztek.

Szeptember 16. Konferencia: A felsőoktatási levéltárak helyzete, jövője, valamint a levéltáros szakmai szervezetek működésének tapasztalatai

Künstler Ferenc
, az OKM főtanácsosa a felsőoktatási levéltárak szolgáltató funkciójának fejlesztésével kapcsolatos feladatokról tartott eladást. Jelezte, hogy a pénzügyi fejezetek 2010-ben a vártnál is szorosabbak lesznek, illetve, hogy a visszafogott forrásbiztosítás mellett az informatikai fejlesztések felé történt elmozdulás. A kb. két éve indult “Szolgáltató levéltár” c. munkaprogramban a MOL, a BFL és az önkormányzati levéltárak kaptak támogatást az egyes levéltári honlapok korszerűsítésére és a központi levéltári portál megteremtésére. Utóbbi a BFL gondozásában jött létre, ahová az egyetemi levéltárak is csatlakozhatnak, bizonyos technikai kritériumok teljesítése esetén, ami feltétlenül üdvös lenne. Az elektronikus oldalak támogatására tavaly 20 millió forinttal csökkentették a veszélyeztetett levéltári anyagok megmentésére szolgáló keretet. Az idén hasonló átcsoportosításra nincs lehetőség, mivel az állományvédelmi keret enélkül is jelentősen csökkent. Végül felhívta a figyelmet a szakmai előkészítő munkálatok fontosságára forráshiányos időszakban is, hogy a források várható újbóli bővülésekor megfelelő szakmai programokkal lehessen pályázni azok elérésére.

Lakos János vezető szakfelügyelő a felsőoktatási levéltárak működésének áttekintését a szervezeti állapotok szempontjából kezdte. A levéltári törvény értelmében egy intézmény csak egy szaklevéltárat tarthat fenn, amely szervezetileg egybetartozó módon állhat több részből is. E tekintetben pozitív példaként említette a Semmelweis Egyetem Levéltárát, ellenpéldaként a Pannon Egyetem továbbra is különálló két levéltárát. A szervezeti rendezetlenségnek tudható be, hogy a 14 felsőoktatási levéltár közül mindössze nyolcnak terjed ki illetékessége a teljes egyetemre. Növeli a zavart a 2005. évi felsőoktatási törvény kitétele, miszerint az egyetemi könyvtár is elláthat levéltári feladatot. Elfogadhatónak ítélte a könyvtári kereteken belüli működést is, de csak bizonyos feltételek teljesülése esetén (pl. kulturális miniszter véleményének kikérése). Áttekintette a létszámhelyzetet és a raktári feltételeket. A felsőoktatási levéltárak fele még mindig túl kis létszámmal (1 fő /levéltár) működik, ami nem alkalmas a feladatok teljes körű ellátására. A raktárak dolgában 8 levéltár bír jó vagy elfogadható raktárakkal, 7 csak szükségraktárnak minősíthető helyiségekkel, bár a legrosszabbaknál fejlesztések indultak, illetve terveznek ilyeneket. Külön említette azt a jogvitát, mely a 10/2002. sz. NKÖM rendelet által előírt rendezési tervek körül alakult ki. A szakfelügyelet álláspontja szerint külön jóváhagyás nélkül is érvényesnek tekinthető, ha a tervet a legmagasabb végzettségű levéltári alkalmazott készítette el. Bár a szakfelügyeleti ellenőrzésnek nem volt tárgya, de határozott fejlődés volt tapasztalható a tudományos és közművelődési területen, mely az egyetemi levéltárak intézményen belüli elfogadottságát is nagyban növelte.

Breinich Gábor, a BFL főigazgató-helyettese a közös levéltári portált mutatta be, ismertetve az egyetemi levéltárak kapcsolódási lehetőségeit. A BFL-ben működő közös szerveren nem csak adatbázisok, hanem különböző levéltárak honlapjai is futnak, melyeket az adott levéltárak tartanak karban. A közös Magyar Levéltári Portál jelentős állami támogatással született. Megtalálható rajta többek között az 1950-2000 közötti levéltári bibliográfia (keresőprogrammal), 17 önkormányzati levéltár fond- és állagjegyzéke keresőprogrammal, jogszabálygyűjtemény stb. További szolgáltatásként tervezik egy hírcsatorna, egy vakok által is elérhető felület, valamint retrospektív jelleggel a levéltárakat szabályozó rendeletek, munkautasítások teljes körű gyűjteményének megjelentetését is. A portálon megnyíló lehetőségek az egyetemi levéltárak számára is ingyenesen nyitva állnak, melyeket részletekbe menően ismertetett az előadó (meglévő hallgatói adatbázisok konverzió utáni integrálása, hírszolgáltatások, intézményi információk közzététele stb.).

A kiadott programtól eltérően Somfay Örs, az Arcanum Kft. marketing igazgatója is szót kapott az előadók között. Az egyes forráskiadási programok egyik fő gondjaként említette, hogy az egyes levéltárak igen különböző szinten állnak sorozataik digitalizálásával. Lehetőségként említette az iskolai anyakönyvek digitalizálását. Az anyakönyvek vonatkozásában a Kalocsai Főegyházmegyei Levéltár ért el kiemelkedő eredményeket az 1790-1910 közötti keresztelési, házassági és halotti anyakönyvek feldolgozásával. A levéltárak részéről legfőbb hátráltató tényező a kislétszámú személyzet és a forráshiány.

Mikó Zsuzsanna , a MOL főosztályvezetője az e-Archívum eddigi tapasztalatait és a továbbfejlesztés irányait ismertette a vándorgyűlés résztvevőivel. Egyik ilyen fejlesztés a nyomtathatóság lehetővé tétele, továbbá a raktári jegyzék modul, a segédletek becsatolási lehetősége és az exportált fájlokban való keresés. A felhasználónak lehetősége nyílik a statisztikai adatok átírására, mivel a gép által generált mennyiségek sok esetben eltérnek a valóságtól. Az új változatot a levéltárak a közeljövőben fogják megkapni, addig is a MOL honlapján tanulmányozható.

Zsidi Vilmos, a Budapesti Corvinus Egyetem Levéltárának vezetője előadásában az egyetemi levéltárak jogszabályi hátterét tekintette át kiemelve, hogy a felsőoktatási törvénybe került szöveg köszönőviszonyban sincs a szakmai konszenzuson alapuló eredeti javaslattal, amit a törvényhozók egyszerűen lesöpörtek az asztalról. Így az egyetemi levéltárak még említést sem kaptak a törvényben, a levéltári feladatok ellátására az egyetemi könyvtárak kaptak lehetőséget. Kitért a Lakos János által is vázolt szervezeti konfúzióra, mely az egyetemi integráció után a levéltárakat jellemzi. A nyilvántartási és statisztikai feladatok megszaporodása azonban olyan adminisztrációs terhet ró ezekre a kis intézményekre, amely óhatatlanul a szakmai munka rovására megy. A szakfelügyelet egyetemi levéltárakat érintő működéséről szólva kiemelte annak következetességét, amely jóindulattal és segítőkészséggel párosul.

Batalka Krisztina (BMGE Levéltára), egyesületünk titkára az egyetemi levéltárak jövőképét ismertette. Meghatározta a felsőoktatási levéltárak helyét a hazai intézményhálózaton belül, ismertette a működési feltételekkel szembeni főbb elvárásokat (szakszemélyzet, különálló raktár, költségvetés), áttekintette az egymástól igen eltérő szervezeti formákat. Kitért a fenntartó és levéltár bonyolult viszonyára, azon tevékenységi körökre, melyek az egyetem számára “indokolttá” teszik a levéltár fenntartását. A használhatóság szempontjából tekintette át a feldolgozás, adatbázis-építés helyzetét, a levéltárak iratkezelésben játszott szerepét hangsúlyozva, hogy a levéltárak egyben a demokrácia biztosítékai is. Ez a megállapítás egyébként egybecseng a 2007. évi Madridban tartott ICA kongresszuson elhangzottakkal. A szakmai kapcsolatok közül kiemelte az MFLSZ szerepét levéltáraink érdekérvényesítése terén.

Az ülésszak délutáni részében a társegyesületek (MLE, ÖLT, MELTE, FLE) elnökeinek részvételével kerekasztal-beszélgetés zajlott a levéltáros szakmai szervezetek működéséről és együttműködéséről. Az eszmecserében részt vett a Vajdasági Levéltárosok Egyesülete képviselője és a pozsonyi Komensky Egyetem Levéltárának vezetője is, aki egyben kezdeményezője a miénkhez hasonló szlovákiai egyesület megalakításának.

A program végén Pőr Csilla , a vendéglátó egyetemi levéltár vezetője mutatta be intézményét az érdeklődőknek.

Szeptember 17. Szombathelyi tanulmányút:

Délelőtt a Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központjába látogattunk, ahol a közelmúltban került sor szaklevéltári részleg alapítására. A központ elnöke, prof. dr. Gadányi Károly rektorhelyettes úr köszöntője után az új levéltár vezetője, Ipkovichné Szakály Ildikó mutatta be az új intézményt, illetve ismertette annak létrejöttét. A levéltár nem önállóan működik, hanem az egyetemi szaklevéltári hálózat részeként, szervezetileg együtt Sopronnal. Megalakításáról 2007 decemberében határozott az egyetem, az átadásra 2008. október 17-én került sor. A gyűjtemény kétszeri költözködés után került jelenlegi helyére, ahol 101 folyóméternyi iratot őriz, további 99 folyóméter még a központi irattárban vár átvételre. Jelenleg két fővel üzemel a levéltár, külön egy fő az irattárban dolgozik. Ezután dr. Szögi László ismertette az egyesület által készített hallgatói adatbázis-építési módszertani tanulmányt. Az előadását követő eszmecsere több eleme is beépítésre érdemesnek bizonyult az adatbázisba. Zsidi Vilmos az MLE-n belül alakult Oktatás- és Tudománytörténeti Szekció elnöke ismertette az újonnan alakult szekció létrejöttének körülményeit, célját és az ez évre vállalt feladatokat. Lengvári István (PTE Levéltára) a Pécsi Tudományegyetemen bevezetésre kerülő egységes iratkezelési rendszerrel kapcsolatos eddigi tennivalókról és annak tanulságairól számolt be. A tanácskozás után a résztvevők megtekintették a Savaria Egyetemi Központ új levéltárát.

A délután folyamán Tilcsik György (Vas Megyei Levéltár) vezetésével megtekintettük a Szombathelyi Püspöki és Vasvár-Szombathelyi Székeskáptalani Levéltárat, a püspöki múzeumot és könyvtárat, végül magát a Vas Megyei Levéltárat.

A rendezvény értékelése:

A kétnapos szakmai program során az MFLSZ szakmai közösségként való működését sikerült megerősíteni mind egymás, mind a társegyesületek, mind pedig a meglátogatott levéltárak fenntartói irányában. Az előző éviekhez képest annyiban is nőtt az érdeklődés, hogy megyei levéltárból érkezett kollégák is részt vettek a konferencián.

A nívós előadásokban elhangzó, az egyetemi levéltárak működésének realitásait figyelembe vevő elemzések, továbblépési lehetőségek (pl. közös portál) megfogalmazása, vagyis az “előírt” és a valós/lehető működés összehasonlítása sikeresnek mondható. A szakfelügyelet és a minisztérium képviselője is tájékozódhatott azokról az anomáliákról, amelyek átgondolásra késztetik a levéltárak működését szabályozó dokumentumokat. A levéltáros szakmai kapcsolatok ápolásának és kiterjesztésének is újabb állomása volt a rendezvény, az egyesületi társelnökök által elmondottakból jól érzékelhetővé vált, melyek (lehetnek) a közös kapcsolódási pontok, főként a kisebb, bizonyos célcsoportot képviselő egyesületek között.

A szombathelyi tanulmányút kettős eredménnyel járt. Egyrészt a friss egyetemi levéltári részleg súlyát növelte a fenntartó előtt a komoly szakmai rendezvény befogadása (az előző nap tematikájába nem illeszkedő, de mindenképpen fontos előadások itt hangzottak el), másrészt maga a levéltár hasznos tanácsokat kaphatott szakmai munkájának továbbfejlesztéséhez. Másrészt nagyon tanulságos volt a szombathelyi levéltárak meglátogatása, főként a megyeié, ahol a kis létszámú, kevés anyagot őrző egyetemi levéltárak munkatársai tapasztalatot szerezhettek a sokkal nagyobb, más szervezetben-hierarchiában, sokkal több és másfajta iratanyagot őrző levéltári intézményről, valamint az ott folyó szakmai munkáról.

A vándorgyűlés megrendezésére fordított költségekről (kb. 700 e Ft) elmondható, hogy az előző évekhez hasonlóan több forrásból sikerült mindent kifizetni. Ennek legnagyobb részét természetesen az NKA biztosította számunkra (500 e Ft). Más forrásból (pl. adó 1%), ill. a tagok befizetéséből sikerült a fennmaradó összeg zömét előteremteni, így az egyesület törzsvagyonából csak viszonylag csekély (30 e Ft) ráfordítással járt a rendezvény.

Dr. Molnár László elnök

Budapest, 2009-11-05