Carleton Egyetem Levéltára

(http://www.carleton.ca/archives/).

A carletoni egyetem levéltári honlapjának főoldalán a levéltárral kapcsolatos alapinformációk találhatók (mi a levéltár, hol található, ki a levéltáros, az elérhetősége, illetve milyen további információkat lehet találni az oldalon). Megjegyzendő, hogy a levéltár nyitva tartása heti 35 óra. A főmenüben a levéltárról (története, küldetése), a levéltár használatáról, az iratanyagról, illetve a levéltárral kapcsolatban álló szakmai szervezetekről szóló részekre lehet továbblépni.
A levéltárról szóló részből (About the Archives) megtudhatjuk, hogy bár már az 1980-as évek közepe óta működött egy levéltári ügyekkel foglalkozó Tanácsadó Bizottság (Archives Advisory Committee) és az egyetemnek volt ezzel kapcsolatos álláspontja, elképzelése (Archives Policy), csak 1994-ben alakult meg az egyetemi levéltár, amely egy irodahelyiségben működik az egyetemi hivataloknak otthont adó épületben. Továbbá a titkárságon működik az a bizottság, amely az iratok átvételéről, begyűjtéséről dönt (Acquisition Committee), ennek tagja többek között a rektor és a levéltáros. Az ún. University Archives Policy lényege abban fogható meg, hogy az ott keletkezett iratanyag az egyetem tulajdona, megsemmisítése vagy az egyetemi ellenőrzés alóli kikerülése csak a levéltáros engedélyével lehetséges. Ezeknek az iratoknak az őrzőhelye az egyetemi levéltár, amely ezen kívül az iratátvételre helyez nagy hangsúlyt.
A levéltár használatáról szóló részben (Using the Archives) a következőkről olvashatunk: kutatási szabályzat, iratkezelési program, katasztrófaterv, valamint az egyetem álláspontja az információkhoz és személyes adatokhoz való hozzáférésről. A kutatási szabályzat megfelel a Magyarországon is használt szabályzatoknak. Az ún. Record Management Program magába foglal egy, az iratképzőket segítő összeállítást (pl. ügy-besorolási rendszert, vagyis irattári tételekhez hasonló osztályozási rendszert), az iratok értékük szerinti csoportosítását és kitér az ún. nem testületi/szervezeti iratok (non-corporate records) átvételével, illetve az e-iratkezeléssel kapcsolatos eljárásra is. Természetesen a komplett “irattári terv” megtalálható a honlapon. Az iratkezelési program prioritásai és egyben a levéltár feladatai ezzel kapcsolatosan: segítséget nyújtani az iktatási rendszerhez, ellenőrizni a nem archiválandó anyagokra vonatkozó szabályozásokat és szükséges képzést biztosítani az iratkezelés gyakorlatához. A katasztrófaterv nagyon pontosan bemutatja mind a rizikófaktorokat (tűz, víz, vihar, penész), mind az ilyenkor szükséges eljárásokat, teendőket (állagmegóvási és mentési formák). Közli a levéltár katasztrófa megelőzési és védekezési stratégiáját, a függelékben felsorolva például a prioritásokat vagy a vészhelyzetben hívható telefonszámokat.
Az iratanyag bemutatása (Holdings) kapcsán nem ad fondjegyzékszerű leírást, hanem röviden ismerteti az anyag beosztását (corporate and non-corporate records), illetve részletesen megadja, hogy melyik csoportba milyen típusú iratok tartoznak, ezzel is megkönnyítve az iratátadást. A lényegre törő leírásból kitűnik, hogy az ún. corporate records nem más, mint az egyetemi szervezetek, hivatalok, testületek iratanyaga, míg a non-corporate records csoportjába tartoznak az oktatókkal, személyzettel és hallgatókkal, valamint különböző, nem az egyetemi testületek közé tartozó csoportokkal, szervezetekkel kapcsolatos iratok. A kutatást megkönnyítik az adatbázisokban található, különböző keresési segítségek (egy részét online is lehet használni), a fotóanyag pedig külön adatbázisban szerepel. Az iratanyag átadásával foglalkozó rész (az ún. Transfer Guidelines) azért is érdekes és hasznos, mert megismerhetjük az összes, egyetemen (is) előforduló irattípus angol megfelelőjét. Külön felsorolja nemcsak azokat az iratokat, amelyeket a levéltár átvesz, hanem azokat is, amelyek nem feltétlenül maradandó értékűek, de sorsukról mindenképpen egyeztetni kell a levéltárossal, illetve azokat is részletezi, amelyeket minden további nélkül meg lehet semmisíteni már a keletkezés helyén.
Végül a honlap kapcsolódási lehetőséget kínál azokra a szakmai szervezetekre, amelyekkel a levéltár kapcsolatban áll (pl. Kanadai Levéltárosok Szövetsége, Ontario Levéltárainak Szövetsége). Szintén közli az Algonquin College-ben indult ún. Archives Technician Program webes elérhetőségét is, amely egy, a miénknek megfelelő levéltári szakértő/kezelő képzést takar(hat), a gyakorlat lehetőségét pedig a carletoni egyetemi levéltár is biztosítja számukra.